Những lợi ích của đào tạo thuê ngoài

Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) là bước khởi đầu trong một chu trình đào tạo có hệ thống và là bước chủ chốt giúp bạn trả lời các câu hỏi: Đào tạo ai? Đào tạo cái gì? Khi nào cần đào tạo? và Đào tạo như thế nào? Các hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ toàn bộ quá trình phân tích nhu cầu đào tạo. Một loạt các câu hỏi sẽ dẫn dắt bạn đi qua các bước phân tích nhu cầu đào tạo.

Tôi nên bắt đầu từ đâu?

Bước đầu tiên để thực hiện TNA cho toàn doanh nghiệp là đảm bảo rằng doanh nghiệp muốn làm việc đó. Điều này có vẻ như là đương nhên bởi vì TNA là một trong những hoạt động cơ bản của quản lý nhân sự. Nhưng phân tích nhu cầu đào tạo là một tín hiệu thay đổi, báo hiệu một sự chuyển biến trong việc làm làm hoặc cách làm. Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng chưa? TNA có được hỗ trợ không? Doanh nghiệp dự định sẽ dành bao nhiêu thời gian, nguồn lực cho đào tạo? Không đào tạo sẽ ảnh hưởng tới doanh nghiệp như thế nào? Những lợi ích mà đào tạo có thể mang lại là gì?

Hãy xác định thứ tự ưu tiên của doanh nghiệp đối với các dạng đào tạo; quản lý cấp cao của bạn mong muốn những thay đổi nào hơn? Cần xác định thứ tự ưu tiên cho các dạng đào tạo sau:

• Đào tạo kỹ thuật, nghiệp vụ để nâng cao tay nghề
• Đào tạo để khắc phục những yếu kém trong công việc
• Đào tạo để đáp ứng các yêu cầu từ bên ngoài chẳng hạn như luật mới
• Đào tạo để phát triển nghề nghiệp
• Đào tạo để đáp ứng mục tiêu kinh doanh

Làm thế nào để thu thập thông tin về nhu cầu đào tạo?

Biết được ưu tiên của doanh nghiệp giúp bạn lên kế hoạch và thực hiện TNA. Bạn sẽ tổ chức công việc sao cho kết quả đạt được là đào tạo đúng người, đúng nội dung và đúng lúc. Bạn có thể tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo của từng phòng ban vào những thời điểm khác nhau. Cần nhớ rằng TNA là một quá trình tiếp diễn chứ không phải việc làm một lần là xong.

Để đảm bảo bạn không kết thúcTNA với một đống dữ liệu khổng lồ, hãy trả lời những câu hỏi sau và quyết định đúng ngay từ đầu:

• Bạn có bao nhiêu thời gian để phân tích?
• Bạn đã có những thông tin gì rồi? Chẳng hạn như kết quả đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên, đánh giá kết quả đào tạo của những năm trước,…
• Bạn cần sự hỗ trợ của ai để thu thập thông tin? (chẳng hạn như các trưởng bộ phận)
• Phương pháp nào sẽ được dùng để thu thập thông tin? (chẳng hạn như phỏng vấn, bảng câu hỏi, quan sát)

Cần thu thập thông tin gì?

Hãy nhớ rằng TNA là xác định những lỗ hổng về kiến thức, kỹ năng và hiệu quả công việc để đi đến một kế hoạch để lấp đầy những lỗ hổng đó. Bạn nên tập trung thu thập những thông tin có thể giúp bạn phát hiện ra những lỗ hổng này. Điều này có nghĩa là phải so sánh giữa mức năng lực hiện tại với mức năng lực được mong đợi trong tương lai. Như vậy, bạn và mọi người trong doanh nghiệp cần phải xác định rõ tương lai sẽ như thế nào, kiến thức, kỹ năng, hiệu quả được mong đợi ở mức độ nào. Bạn và mọi người có làm được điều này không? Đừng quên dành đủ thời gian và công sức để xây dựng cái “thước đo” này trước khi bạn tiến hành TNA nhé.
Khi bạn đã có “thước đo” chuẩn rồi, việc tiếp theo là so sánh giữa hiện tại với chuẩn. Như vậy, với những dạng đào tạo khác nhau, bạn phải tìm ra những tiêu chí so sánh phù hợp, chẳng hạn như:

• Đào tạo nâng cao tay nghề: so sánh kỹ thuật, nghiệp vụ làm việc mọi người đang có với mức kỹ thuật nghiệp vụ yêu cầu đối với công việc của họ.
• Đào tạo để tăng hiệu quả làm việc: so sánh mức độ hiệu quả hiện tại và mong đợi
• Đào tạo để đáp ứng yêu cầu bên ngoài: so sánh qui định hiện tại với qui định mới hoặc những thay đổi.
• Đào tạo để phát triển nghề nghiệp: so sánh kỹ năng của vai trò hiện tại với kỹ năng của những vai trò khác
• Đào tạo để đáp ứng mục tiêu kinh doanh: so sánh yêu cầu của công việc hiện tại với yêu cầu mới của công việc đó

Làm thế nào để lập kế hoạch đào tạo và thực hiện bước tiếp theo?

Khi bạn đã xác định được những lỗ hổng, bạn sẽ tìm cách tốt nhất để lấp chúng, ví dụ như bạn sẽ cân nhắc xem nên thực hiện đào tạo trong doanh nghiệp hay cử nhân viên tham gia các lớp học tổ chức bên ngoài; kèm cặp trong quá trình làm việc hay cho nhân viên tham gia các khóa huấn luyện; thuyên chuyển sang bộ phận khác hay chi nhánh khác. Đó chính là bước khởi đầu để xây dựng một kế hoạch đào tạo mà trả lời cho những câu hỏi: đào tạo ai? về cái gì? khi nào? và như thế nào? Doanh nghiệp của bạn sẽ có một câu hỏi khác: Tốn bao nhiêu chi phí để đào tạo? Do đó, trình kế hoạch của bạn để có được cam kết cung cấp nguồn lực và hỗ trợ là một bước quan trọng cuối cùng trong quá trình TNA.